Vilka typer av kostnader borde jag ta med i projektbudgeten? Det finns ju så klart de stora posterna – personalens löner och utrustning som gruppen behöver för att skapa produkten/tjänsten. Men det måste finnas andra saker att ta hänsyn till?
Helt rätt. Det finns fem typer av projektkostnader som du kan tänka på.
1 . Direkta kostnader
Kostnader som anses ”direkta” är de som är tydligt kopplade till själva projektarbetet, till exempel utrustningen du behöver för att skapa en produkt.
Övriga direkta kostnader är saker som:
- Materialanvändning
- Programvarulicenser
- Anställa specialiserade tredjepartsleverantörer eller tjänsteleverantörer
- Kostnaden för att hyra ett kontor för din projektgrupp att arbeta i
- Utbildningskostnader, som att anställa en utbildare för att utbilda alla kolleger kring projektresultatet och skapa utbildningsmaterial.
Kort sagt, de flesta saker du kommer att tänka på när du tänker ”projektkostnader” hör till denna kategori .
2 . Indirekta kostnader
Indirekta kostnader är i huvudsak kostnader för att göra affärer. De är inte specifikt kopplade till projektarbetet, men de krävs för att ditt projekt och gruppen ska fungera. Till exempel värma ditt kontor, betala för luftkonditionering , mjölk, belysning, hälso -och säkerhetsutrustning, obligatorisk utbildning i första hjälpen för utsedd personal och så vidare. Du kan inte komma till jobbet om du inte har en säker byggnad att arbeta i, så dessa är alla de kostnader som håller företaget igång och är inte specifikt relaterade till ditt projekt .
Normalt ingår inte dessa kostnader i projektbudgeten. Om varje projektbudget skulle innehålla kostnader för uppvärmning och belysning skulle projektledare världen över komma med innovativa sätt att hugga dessa kostnader eller få dem som omfattas av någon annans budget. Om du är osäker, kontrollera med din ekonomiavdelning. Det kan finnas vissa kostnader och indirekta kostnader som de kommer att be dig att ta med.
3 . Fasta kostnader
Direkta kostnader kan vara fasta eller rörliga, men det kan vara lämpligt att överväga fasta kostnader som en separat kategori. Detta är saker som du betalar för en gång. Du vet exakt hur mycket och det är det du betalar. Priset är fast och det kommer inte att förändras, oavsett hur mycket du använder produkten/tjänsten eller vad du gör med den. Det kostar inte mer om du går över tiden och tvärtom.
Här är några exempel på fasta kostnader:
- Brandrådgivning för förpackningar för din nya produkt
- Konsulttjänster för projektledning som en engångsföreteelse i början av projektet
- Företagsomfattande programvarulicens för en ny funktion
- Servrar och annan hårdvara (exklusive underhållsavgifter)
Flera av dina projektkostnader kommer att falla in i denna kategori.
4 . Rörliga kostnader
Föga förvånande är rörliga kostnader motsatsen till fasta kostnader. Och som namnet antyder, de rörliga kostnaderna varierar . Det vill säga, du behöver inte nödvändigtvis veta hur mycket du kommer att betala totalt sett eftersom den är beroende av ett antal faktorer.
Till exempel behöver du kanske anställa en utomstående konsult för hela projektet. Personen behöver lön varje månad, baserad på förhandlade kontraktavgifter. Om projektet tar en extra månad, behöver personen betalas för en månad extra. Om projektet tar 6 månader extra, behöver personen lön i 6 månader till.
Underhållskostnaderna för servrar och annan utrustning är också rörliga kostnader. I själva verket är allt som har ett supportavtal i allmänhet en rörlig kostnad. Du kommer förmodligen plocka upp kostnaden för dessa för det första året, eller för hela projektet. Efter det kommer dessa kostnader övergå till det operativa team som ska ansvara för det projektet tar fram.
5 . Oundvikliga kostnader
Alla projekt har inte oundvikliga kostnader i början. Har du inte gjort något arbete kan du omöjligt ha kostnader, eller hur? Men vissa projekt har. Till exempel kan en förstudie vara gjord för att kontrollera så att konceptet fungerar på riktigt. På det viset har projektet kostat pengar redan innan det startar. Alla kostnader som är involverade i denna förstudie är oundvikliga kostnader – pengar som redan har använts och som vi inte kan få tillbaka.
Det är inte svårare än så. Att kategorisera projektets kostnader i dessa fem kategorier göra det lättare för dig att dubbelkolla så att din projektbudget innehåller allt du behöver.
