Att jobba med projekt går inte alltid som man har tänkt sig. Här är 9 av de vanligaste skälen till att projekt misslyckas:
- Skilda förväntningar
Många har säkert varit med om att projektets förväntningar klubbats, men att deltagarna sedan har gått till sina respektive arbetsplatser med andra förväntningar än det som sagts. Problemet blir då att deltagarna gör det de vill göra istället för det de borde göra och resultatet blir därefter.
- Påbörjas innan projektet har blivit godkänt
Man kanske vill vara först ut på marknaden med en viss produkt, eller så finns det ett behov i eller utanför organisationen som måste lösas. Deltagarna vet kanske redan innan projektets start ungefär vad som behöver göras. Vad som kan hända då är, enkelt uttryckt, att man börjar springa innan man kan gå. Innan godkännande, innan satt budget. I värsta fall gör deltagarna saker som i slutändan inte ingår i projektplanen. Den budget personen förväntade sig finns inte. Kort sagt: Uppgifter som redan har påbörjats lämnas utanför planen, och görs därför helt i onödan.
- Oerfarna eller okvalificerade resurser
Många försöker idag göra mer med färre. Detta leder till att vissa deltagare får göra uppgifter som de aldrig har gjort förr. Det kan även vara en nyanställd som helt saknar erfarenhet, eller en rutinerad deltagare som får en ny uppgift.. Det är viktigt att ta med detta i tidsberäkningen. Även om någon annan har levererat något på en viss tid förr betyder det inte att en annan, mindre erfaren person kan göra en liknande uppgift på samma tid. Erfarenhet är viktigt, och det är därför vi använder oss av Projektlaboratoriet när vi implementerar Projekt som arbetsform i organisationer. Projekterfarenhet utan risk.
- Otillgängligt eller otillräckligt system
Två punkter som i stort rör samma sak. Tänk att du har projektdeltagare utspridda över ett stort geografiskt område. Om de inte kan diskutera, dela med sig av dokument osv. på ett smidigt sätt så kommer det uppstå problem genom att till exempel inaktuella dokument används. Ett otillgängligt system är kort och gott ett offlinesystem. Är det svårt att få tillgång till kommer det inte användas. Båda punkterna löser vi på JES genom Projectplace. Ett socialt och lättillgängligt projektverktyg.
- Gruppkonflikter
När saker går fel och projekt börjar gå mindre bra kan irritation att uppstå. En grupp i konflikt leder ofta till att projektet misslyckas.
- ”Vi” mot ”dom”-mentalitet
Detta är alla varit med om någon gång i livet. Kanske kommer säljare och marknadspersonal i luven på varandra, eller hockeyspelarna mot fotbollsspelarna i en skolklass. Scenariot spelar ingen roll. Deltagare bråkar om sina rättigheter, håller sitt ”revir” och det leder i slutändan till ett misslyckas projekt.
- Felanvända resurser
Att sätta fel person på fel plats. En copywriter som art director, en lastbilschaufför som IT-ansvarig eller en golfspelare som hockeymålvakt. Inte nog med att personen troligtvis inte vill, han eller hon kan inte fullfölja uppgiften. Saker blir inte gjorda i tid, och om de faktiskt blir det är resultatet ofta undermåligt.
- Prioriteringsändringar
I dagens föränderliga samhälle händer det ofta att företag ändrar prioriteringar. Budgeten kan minska, kritiska resurser blir omplacerade. Om du då inte ser över ditt projekt och justerar för de nya förutsättningarna kommer projektet att ses som ett misslyckande.
- Okontrollerad omfattning
När något ändras i organisationen är det viktigt att ha koll på projektets omfattning. Det är där Projektkontor kommer in i bilden. Ett Projektkontor håller koll på förändringar i projekten och ser till så att projekten har nog med resurser och levererar det som ska levereras.
